¿Qué es un memorándum y cómo redactarlo adecuadamente?

El memorándum, también conocido como memo, es un documento de comunicación de carácter interno que se utiliza en el ámbito empresarial para transmitir información, recordatorios, felicitaciones, órdenes o cualquier otra comunicación de interés que se requiera en una organización. Este tipo de documento se caracteriza por su brevedad y sencillez, ya que se trata de un mensaje conciso que se envía de una persona o departamento a otro dentro de la misma empresa.

Puede tratarse de un texto impreso en papel o un archivo digital que se envía electrónicamente. En cualquier caso, es importante seguir ciertas reglas de formato y estructura para asegurarnos de que la comunicación sea clara y efectiva para el destinatario.

Ejemplo de memorándum informativo

Supongamos que la empresa XYZ necesita comunicar un cambio de horario a sus empleados:

Memorándum informativo

Fecha: 20 de octubre de 2021

Asunto: Cambio de horario

Estimado equipo:

• Se informa a todos los empleados que a partir del próximo lunes 25 de octubre se realizará un cambio de horario en la empresa. La jornada laboral iniciará a las 8:00 am y finalizará a las 5:00 pm.
• Este cambio en el horario se debe a la necesidad de brindar un mejor servicio a nuestros clientes en diferentes zonas horarias.
• Quedan notificados todos los departamentos para que realicen los ajustes necesarios en sus respectivas áreas.
• Agradecemos su comprensión y colaboración.

Atentamente,

Nombre del remitente

Cargo del remitente

En este ejemplo podemos ver que el memorándum informativo consta de varios elementos clave: la fecha de emisión, el asunto que se trata, un saludo dirigido a los destinatarios, el cuerpo del mensaje en sí mismo, y la despedida con el nombre y cargo del remitente. Además, se utiliza un lenguaje claro y directo para transmitir la información necesaria sin dar lugar a malentendidos.

Ejemplo de memorándum de recordatorio

Ahora, supongamos que la empresa XYZ necesita recordar a sus empleados sobre tareas pendientes y entregas:

Memorándum de recordatorio

Fecha: 15 de noviembre de 2021

Asunto: Tareas pendientes

Estimado equipo:

• Se recuerda a todos los empleados que tienen tareas pendientes o proyectos en curso que deben ser entregados en las fechas indicadas. Es importante cumplir con los plazos establecidos para mantener la calidad y el compromiso con nuestros clientes.
• Asimismo, se hace un llamado a la colaboración y trabajo en equipo para poder alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.
• Cualquier duda o consulta pueden acudir al área de Recursos Humanos.

Atentamente,

Nombre del remitente

Cargo del remitente

En este caso, el memorándum de recordatorio sigue la misma estructura básica que el anterior, pero se enfoca en recordar a los empleados sobre sus responsabilidades y la importancia de cumplir con los plazos establecidos. Se busca motivar al equipo para trabajar en conjunto y lograr los objetivos propuestos por la empresa.

Ejemplo de memorándum de felicitación

Por último, supongamos que la empresa XYZ desea felicitar a sus empleados por haber logrado un objetivo importante:

Memorándum de felicitación

Fecha: 10 de diciembre de 2021

Asunto: Felicitación por logro obtenido

Estimado equipo:

• Se felicita a todos los empleados por el logro obtenido en la última semana. Gracias al esfuerzo y compromiso de cada uno de ustedes, hemos logrado superar las metas establecidas en el trimestre.
• Es grato para la empresa contar con un equipo de trabajo dedicado y comprometido en lograr los objetivos y metas propuestas.
• Una vez más, felicidades a todos por el excelente desempeño.

Atentamente,

Nombre del remitente

Cargo del remitente

En este memorándum, la empresa utiliza una comunicación efectiva para reconocer el trabajo de sus empleados y motivar a seguir trabajando en equipo para alcanzar futuros objetivos. Nuevamente, la estructura del documento se mantiene y se utiliza un lenguaje claro y directo para transmitir el mensaje de felicitación.

Como podemos ver en estos ejemplos, los memorándums son una herramienta útil para la comunicación interna en las empresas. Al seguir ciertas reglas de formato y estructura, podemos asegurarnos de que el mensaje sea claro y efectivo para los destinatarios. Ya sea para informar cambios, recordar responsabilidades o felicitar por logros obtenidos, el memorándum es una opción eficaz para mantener una comunicación efectiva en la empresa.

¿Qué tipo de memorándum tendrías que redactar hoy?

¡Recuerda que la comunicación efectiva es clave para el éxito de cualquier empresa!